Telefon : 0850 259 5949
Amacı ve Kapsamı
XEN BİLİŞİM DANIŞMANLIK HİZM. LTD. ŞTİ. (“XEN”), verisini işlediği ilgili kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken; veri sorumlusu olarak kimlik bilgilerini, verileri işleme amaçlarını, verileri aktaracağı kişiler ile aktarma amaçlarını, verileri toplama yöntemi ile hukuki sebebini ve ilgili kişinin sahip olduğu hakları ilgili kişiye açıklamaktadır. XEN’nın işbu açıklaması ilgili kişiyi bilgilendirme ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK veya Kanun”) uyarınca yükümlülüğünü yerine getirme gibi amaçlar taşımaktadır.
Bu bilgilendirme faaliyeti, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK veya Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”), Kişisel Verilerin Korunması Kurumu’nun Yayınladığı Rehberler ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda ilgili kişi olarak verisi işlenen her bir gerçek kişi (ziyaretçi, müşteri, çalışan, çalışan adayı, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, hissedar/ortak vs.) çeşitli yöntemler ile aydınlatılmaktadır. XEN tarafından yapılan bu aydınlatma Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak yerine getirilmektedir.
Aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin talebine bağlı bir yükümlülük değildir. İlgili kişinin açık rızasının ya da diğer kişisel veri işleme şartlarının bulunması durumunda XEN, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir. Çünkü aydınlatma yükümlülüğü gerek açık rıza gerekse de Kanundaki diğer kişisel veri işleme şartlarından bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.
XEN tarafından iş süreçlerinde gerçekleşen faaliyetlerinin yürütülmesi, denetlenmesi ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında belirtilen diğer amaçlarla, XEN işletmelerinde ziyaretçilerin, müşterilerin, çalışanların, çalışan adaylarının, stajyerlerin ve tedarikçilerin kişisel verileri işlenmektedir. XEN, kişisel verisini işlediği her gerçek kişiyi veri işleme şartına bakılmaksızın aydınlatmaktadır.
Tebliğin 5. maddesine göre veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından aydınlatma yükümlülüğü; sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortamlar kullanılmak suretiyle yerine getirilebilmektedir. XEN, aydınlatma yükümlülüğünü, veri sorumlusu olarak bizzat kendi personeli aracılığı ile yerine getirmektedir. Ayrıca XEN’ye tebliğ metninde sayılmış yöntemlerden hangisini kullanacağına kendisi karar vermektedir.
Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusu olarak XEN’nın üzerinde olduğu için XEN’ye yukarıda sayılan yöntemlerden yazılı aydınlatma yöntemini (web sayfasında yer alan metin, bina girişinde duvara asılı levha, bir kameranın altında duvara monte edilmiş bilgi panosu, fiziki olarak hazırlanmış yazılı metin) kullanmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirmektedir.
Ayrıca, görme engellilerin söz konusu aydınlatmaya erişebilmesi için ilgili mevzuatta (5378 sayılı Engelliler Hakkında Kanun, Erişilebilirlik İzleme ve Denetleme Yönetmeliği vb.) öngörülen uygulamaların yapılması XEN olarak hedeflenmektedir.
1- Kişisel Verilerin İlgili Kişilerden Elde Edilmesi Halinde Aydınlatma
XEN, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak ilgili kişileri bilgilendirmektedir. Aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin hükümlerin yer aldığı Kanunun 10. maddesine göre ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken XEN tarafından yapılacak bilgilendirme asgari olarak aşağıdaki şartları içermektedir:
4.1.1- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
XEN, aydınlatma sırasında kimliğini ortaya koyan bilgileri ve kendisiyle farklı yöntemlerle kolaylıkla iletişime geçilebilecek iletişim bilgilerini açıklamaktadır.
4.1.2- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
Tebliğin 5. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; XEN aydınlatma yükümlülüğü yerine getirirken işleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına önem vermektedir. Ayrıca XEN bilgilendirmede; genel nitelikte, muğlak ve gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadelerden kaçınmaktadır.
4.1.3- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
Tebliğin 5. maddesine göre, XEN tarafından aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları da açıkça belirtilmektedir. XEN tarafından aktarım yapılan söz konusu alıcı grupları iş ortakları, tedarikçiler, hissedar/ortaklar, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, kanunen yetkili özel hukuk kişileridir. XEN tarafından yurtdışına veri aktarımı yapılmamaktadır.
4.1.4- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
Tebliğin 5. maddesine göre; XEN, Kanunun 5 ve 6. maddelerinde sayılan kişisel veri işleme şartlarından hangisine dayanarak kişisel veriyi işlendiğini açıkça belirtmektedir. Ayrıca XEN, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiğini açık bir şekilde belirtilmektedir. XEN, veri toplama yöntemi ve aracına kendisi karar vermektedir.
4.1.5- İlgili kişinin, Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları
XEN ilgili kişiye aydınlatmada bulunurken Kanunun 11. maddesinde sayılan haklara da sahip olduğunu belirtmektedir. Bu bilgi, bir formda sayma suretiyle verilebileceği gibi yine aynı formda söz konusu Kanun maddesine atıfta bulunarak da verilebilmektedir.
4.2- Kişisel Verilerin İlgili Kişiden Elde Edilmemesi Halinde Aydınlatma
Kişisel verilerin Kanuna uygun bir şekilde işlenebilmesi için öncelikle kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmesi gerekmektedir. Ancak, Tebliğin 6. maddesi, kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmemesi halinde aydınlatma yükümlülüğünün nasıl yerine getirileceğini düzenlemiştir. Buna göre; XEN fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle kişisel verileri doğrudan ilgili kişiden elde edememesi durumunda; - Kişisel verinin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, - Kişisel verinin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, - Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada, ilgili kişiye karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir.
4.3- Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmediği Haller
XEN tarafından Kanunun “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde belirtilen faaliyetler kapsamında kişisel veri işlenmesi durumunda aydınlatma yükümlülüğü zorunlu olmadığı için yerine getirilmemektedir. Bunlar, aydınlatma yükümlülüğüne getirilen istisnalardır.
