Azure Information Protection ile KVKK ve GDPR Uyumunda Bilgi Koruması: Xen Bilişim'den Detaylı Rehber

Hepimiz biliyoruz ki, iş dünyasında dijital dönüşüm hız kesmeden ilerliyor. Şirketler, kurumlar her geçen gün daha fazla hassas veriyle çalışıyor, bu da beraberinde veri ihlali ve siber saldırı risklerini getiriyor. Düşünün, 2023'te bir veri ihlalinin ortalama maliyeti neredeyse 4.45 milyon dolara ulaşmış. Bu rakamlar bile, yalnızca teknolojik değil, aynı zamanda hukuki ve operasyonel olarak da ne kadar hazırlıklı olmamız gerektiğini gözler önüne seriyor.

Xen Bilişim olarak, bilgi korumasının artık sadece IT departmanının değil, tüm şirketlerin en temel gündem maddelerinden biri olduğunun farkındayız. Özellikle Türkiye'de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve Avrupa Birliği'ndeki Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR), kişisel verilerin korunması konusunda şirketlere önemli sorumluluklar yüklüyor. Bu düzenlemelere uymazsanız, ciddi idari para cezaları ve hukuki sorunlarla karşılaşabilirsiniz.

Peki, bu karmaşık yasal ve teknik dünyada hassas verilerinizi nasıl güvende tutacaksınız? İşte tam da bu noktada Microsoft Azure Information Protection (AIP) devreye giriyor!

Azure Information Protection (AIP) Nedir ve İşletmelere Ne Gibi Faydalar Sağlar?

Azure Information Protection (AIP), Microsoft'un bulut tabanlı bir çözümü olup, kuruluşların belgelerini ve e-postalarını sınıflandırmasına, etiketlemesine ve korumasına yardımcı olur. AIP'yi tek başına bir ürün olarak değil, daha çok Microsoft Purview Bilgi Koruması adı verilen, veri güvenliği, uyumluluk ve yönetişim için kapsamlı bir çözüm setinin önemli bir parçası olarak düşünebilirsiniz. Bu entegrasyon sayesinde verileriniz, oluşturulduğu andan itibaren silinene kadar tutarlı bir şekilde korunur.

AIP'nin sunduğu başlıca yeteneklere göz atalım:

• Veriyi Tanıma ve Etiketleme: AIP, verilerinizin hassasiyetine göre otomatik olarak sınıflandırılmasını ve etiketlenmesini sağlar. "Gizli", "Çok Gizli", "Genel" gibi etiketleri kendi kurumunuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz. Örneğin, içinde kredi kartı numaraları geçen bir dosyayı otomatik olarak "Çok Gizli" olarak etiketleyebilirsiniz. Bu etiketleme, hem merkezi kontrolü hem de çalışanların veri hassasiyeti konusunda bilinçlenmesini sağlar. KVKK ve GDPR'ın en temel şartlarından biri, işlediğiniz kişisel verileri "tanımak" ve "sınıflandırmak"tır. AIP'nin otomatik sınıflandırma özellikleri bu süreci doğrudan kolaylaştırır.
• Gelişmiş Veri Koruması (Rights Management): Etiketleme ile birlikte AIP, Azure Rights Management hizmeti sayesinde verilerinizin nerede depolandığına veya kiminle paylaşıldığına bakılmaksızın korunmasını sağlar. Temel koruma mekanizmaları şunları içerir:
  • Şifreleme: Dosyaları ve e-postaları belirli kişilere (kurum içi veya dışı) şifreleyerek yetkisiz erişimi engeller. Verileriniz hem iletilirken (Transport Layer Security - TLS ve Secure Sockets Layer - SSL protokolleri ile) hem de depolanırken (Azure Disk Encryption ve Azure Storage Service Encryption gibi teknolojilerle) korunur.
  • Erişim Kısıtlamaları: Belirli kullanıcılara veya gruplara dosya üzerinde "sadece görüntüleme", "düzenleme", "kopyalama", "yazdırma", "iletme" veya "ekran görüntüsü alma" gibi eylemleri kısıtlama imkanı sunar. Bu sayede, veri yanlış ellere geçse bile kötüye kullanılması zorlaşır.
  • Görsel İşaretler: Özel üstbilgiler, altbilgiler ve filigranlar ekleyerek içeriğin hassasiyetini görsel olarak belirtir.
  • Kimlik Tabanlı Güvenlik: Korumalı içeriğe erişim, kimlik doğrulama ve yetkilendirmeye dayanır. Bu, yetkisiz kullanıcıların erişimini engeller ve hassas bilgilerin departmanlar içinde izole edilmesine olanak tanır. Yani, finans verisi sadece finans ekibinde kalabilirken, İnsan Kaynakları verileri sadece İK departmanında görülebilir.
• Veri Kaybı Önleme (DLP) Entegrasyonu: AIP, Microsoft Purview DLP politikalarıyla entegre çalışarak hassas verilerin yanlışlıkla veya kötü niyetle kurum dışına sızmasını engeller. DLP, kredi kartı bilgileri veya sosyal güvenlik numaraları gibi hassas bilgilerin yetkisiz alıcılara gönderilmesini otomatik olarak algılayıp engelleyebilir. Bu, proaktif bir koruma katmanı sağlar. DLP çözümleri, hassas verilerin yetkisiz erişimini, aktarımını veya paylaşımını önlemek için tasarlanmış stratejiler, politikalar ve teknolojiler içerir.
• Kapsamlı Entegrasyon Yeteneği: AIP, Microsoft 365 uygulamaları (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) ile sorunsuz bir şekilde entegre olur. Ayrıca, Microsoft Defender for Cloud Apps aracılığıyla Box, GSuite, Salesforce gibi üçüncü taraf bulut hizmetlerindeki verileri de koruyabilir. Şirket içi sunucular ve dosya paylaşımları için de destek sunar.

• İzleme ve Raporlama: Paylaşılan veriler üzerindeki etkinlikleri izleyebilir ve raporlayabilir, gerektiğinde erişimi iptal edebilirsiniz. Bu yetenekler, veri akışlarınızı analiz etmeniz, olası ihlal girişimlerini tespit etmeniz ve uyumluluk denetimleri için gerekli kanıtları sunmanız açısından çok değerlidir.

   

İşletmelere Sağladığı Faydalar:

Azure Information Protection, sadece teknik bir araç olmanın ötesinde, işletmenize birçok önemli fayda sağlar:

• KVKK ve GDPR Uyumunu Kolaylaştırır: Veri sınıflandırma, şifreleme ve erişim kontrolü yetenekleri sayesinde yasal yükümlülüklerinizi karşılamanıza yardımcı olur.
• Veri İhlali Riskini Azaltır: Proaktif DLP politikaları ve gelişmiş şifreleme ile hassas verilerin yanlış ellere geçmesini engeller, böylece finansal ve itibari kayıpların önüne geçer.
• Operasyonel Verimliliği Artırır: Otomatik sınıflandırma ve etiketleme ile manuel süreçlerdeki hata payını azaltır, veri yönetimini basitleştirir.
• Denetim Süreçlerini Hızlandırır: Detaylı izleme ve raporlama yetenekleri sayesinde uyumluluk denetimleri için gerekli kanıtları kolayca sunmanızı sağlar.

• Çalışan Farkındalığını Artırır: Politika ipuçları ve önerilen etiketler aracılığıyla çalışanların veri güvenliği konusunda bilinçlenmesine katkıda bulunur.

   

KVKK ve GDPR Bağlamında Veri Koruma Esasları

KVKK ve GDPR, kişisel verilerin korunmasında benzer, ancak detaylarda farklılık gösteren ilkeler ve yükümlülükler belirliyor. Bu iki düzenleme arasındaki paralellikler, Azure gibi küresel bir bulut platformunun her iki mevzuata da uyum sağlamak üzere çözümler sunmasını kolaylaştırıyor.

KVKK'nın Temel Veri İşleme İlkeleri (Madde 4):

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olma: Veri işleme faaliyetleri yasalara ve genel ahlak kurallarına uygun, şeffaf ve adil olmalıdır.
• Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma: İşlenen kişisel veriler doğru, eksiksiz ve değişen koşullara göre güncel tutulmalıdır.
• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme: Veriler, önceden belirlenmiş, açıkça ifade edilmiş ve yasalara uygun amaçlar için işlenmelidir. Veri işleme amacının muğlak olması hukuken doğru değildir ve ilgili kişinin hak ihlaliyle karşılaşmasına sebep olabilir.
• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma (Veri Minimizasyonu): Toplanan veriler, belirlenen amaçla ilgili, bu amaçla sınırlı ve gerekli olandan fazlası işlenmemelidir.
• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme (Saklama Sınırlaması): Kişisel veriler, sadece yasalarda belirtilen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar saklanmalıdır. Süre dolduğunda verilerin güvenli bir şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir.

GDPR'ın Temel Veri Koruma İlkeleri (Madde 5):

• Hukuka Uygunluk, Dürüstlük ve Şeffaflık: Veri işleme yasal bir temele dayanmalı, yanıltıcı olmamalı ve veri sahipleri verilerinin nasıl kullanıldığı hakkında tam olarak bilgilendirilmelidir. Bu şeffaf, veri kontrolörlerinin veri işleme faaliyetleri hakkında açık ve erişilebilir bilgi sağlamasını gerektirir.
• Amaç Sınırlaması: Veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için toplanmalı ve bu amaçlardan sapılmamalıdır. Kuruluşlar, verinin başlangıçta toplandığı amaçlardan sapmadan önce veri sahiplerinden yeni onay almalıdır.
• Veri Minimasyonu: Belirlenen amaçlar için sadece gerekli olan veriler toplanmalıdır. Bu ilke, veri ihlallerinden veya kötüye kullanımdan kaynaklanabilecek potansiyel zararı azaltmayı amaçlar ve "tasarım gereği gizlilik" (privacy by design) kavramıyla yakından ilişkilidir.
• Doğruluk: Kişisel veriler doğru ve gerektiğinde güncel olmalı, yanlış veya eksik veriler derhal düzeltilmelidir. Kuruluşlar, düzenli doğrulama süreçleri ve veri sahiplerinin bilgilerini kolayca güncelleyebileceği mekanizmalar oluşturmalıdır.
• Depolama Sınırlaması: Veriler, toplandıkları amaçlar için gerekli olandan daha uzun süre saklanmamalı, süre dolduğunda silinmeli veya anonimleştirilmelidir. Bu, uzun süreli veri saklamadan kaynaklanan riskleri en aza indirmeyi hedefler.
• Bütünlük ve Gizlilik: Veriler, yetkisiz erişim ve ihlallere karşı güvenliğini sağlayacak şekilde işlenmelidir. Bu, şifreleme, erişim kontrolleri gibi teknik ve düzenli güvenlik değerlendirmeleri gibi organizasyonel önlemleri içerir. Kuruluşlar, güvenlik protokolleri oluşturmalı, personele düzenli eğitimler vermeli ve sistemleri güncel tutmalıdır.

Hem KVKK (Madde 12) hem de GDPR (Madde 32), veri sorumlularından kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişimini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik "gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri" almasını zorunlu kılar. Bu vurgu, veri korumanın sadece teknolojik araçlarla değil, aynı zamanda organizasyonel süreçler, insan faktörü ve sürekli denetimle bütünleşik bir yaklaşımla sağlanması gerektiğini gösterir.

Azure Information Protection ile KVKK ve GDPR'a Uyumlu Hale Gelmek

AIP, şirketlerin KVKK ve GDPR gibi veri koruma düzenlemelerine uyum sağlamalarına destek olan güçlü bir araç setidir.

• Veri Sınıflandırma ve Envanter Oluşturma: KVKK ve GDPR'ın en temel şartı, işlediğiniz kişisel verileri "tanımak" ve "sınıflandırmak"tır. AIP, hassas veri türlerini otomatik olarak algılayarak ve doğru etiketlerle işaretleyerek bu süreci kolaylaştırır. Bu sınıflandırma, veri minimizasyonu ve amaç sınırlaması ilkelerinin uygulanması için kritik bir ön adımdır.
• Gelişmiş Erişim Kontrolü ve Şifreleme ile Gizlilik ve Bütünlük: KVKK (Madde 12) ve GDPR (Madde 32) veri sorumlularından verilerin gizliliğini ve bütünlüğünü sağlamak için uygun teknik tedbirleri almasını ister. AIP, kimlik tabanlı şifreleme ve hak yönetimi ile bu gereklilikleri karşılar. Verilere sadece yetkili kişilerin, belirli yetkilerle (görüntüleme, düzenleme, yazdırma, kopyalama, iletme veya ekran görüntüsü alma gibi) erişmesini sağlar. Verilerin hem "aktarım halinde" (in transit) hem de "beklemede" (at rest) şifrelenmesi, güçlü bir koruma katmanı sunar.
• Veri Kaybı Önleme (DLP) Stratejileri ile Proaktif Koruma: KVKK ve GDPR, veri ihlallerinin önlenmesini ve hassas verilerin yetkisiz ifşasının engellenmesini hedefler. Microsoft Purview DLP, AIP'nin etiketleme yeteneklerini kullanarak hassas verilerin e-posta, Teams sohbetleri, SharePoint, OneDrive ve uç nokta cihazları gibi çeşitli kanallardan dışarı sızmasını engeller. DLP politikaları, kullanıcıları potansiyel riskler hakkında uyarabilir (politika ipuçları), paylaşımı engelleyebilir veya belirli durumlarda geçersiz kılma seçeneği sunabilir. Bu sayede, veri ihlali riski ve buna bağlı finansal/itibari zararlar önemli ölçüde azalır.
• Denetim, İzleme ve Raporlama ile Hesap Verebilirlik: Her iki yasa da veri sorumlularının uyumluluğu gösterebilmesini ve güvenlik tedbirlerinin etkinliğini düzenli olarak değerlendirmesini bekler. AIP ve Purview, veri akışlarını izleme, etiketleme ve koruma faaliyetlerini kaydetme yeteneği sunar. Bu günlükler ve raporlar, denetimler için kanıt sağlar ve potansiyel ihlallerin hızlı bir şekilde tespit edilmesine olanak tanır.
• Hibrit ve Şirket İçi Senaryoların Desteği: AIP, bulut tabanlı bir çözüm olmasına rağmen, şirket içi sunucularda (Exchange Server, SharePoint Server, Windows dosya sunucuları) ve hibrit ortamlarda depolanan belgeleri ve e-postaları sınıflandırma, etiketleme ve koruma yeteneğine sahiptir. Rights Management Connector gibi araçlar, mevcut şirket içi altyapıların Azure Rights Management hizmetini kullanmasını sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

• Azure Information Protection (AIP) nedir?
  AIP, Microsoft'un bulut tabanlı bir çözümüdür ve kuruluşların belgelerini ve e-postalarını hassasiyetine göre sınıflandırmasına, etiketlemesine ve korumasına yardımcı olur. Bu sayede verilerinizin yetkisiz erişime karşı şifrelenmesini ve kontrollü bir şekilde paylaşılmasını sağlar.
• KVKK ve GDPR uyumluluğu için AIP ne gibi faydalar sağlar?
  AIP, KVKK ve GDPR'ın temel prensipleri olan veri sınıflandırma, şifreleme, erişim kontrolü ve veri kaybı önleme gibi teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasına yardımcı olur. Böylece yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmenize ve veri ihlali riskinizi azaltmanıza katkıda bulunur.
• AIP sadece bulutta mı çalışır?
  Hayır, AIP hibrit ortamları da destekler. Şirket içi sunucularınızdaki (Exchange Server, SharePoint Server, Windows dosya sunucuları) belgeleri ve e-postaları da sınıflandırabilir, etiketleyebilir ve koruyabilirsiniz.
• Veri Kaybı Önleme (DLP) entegrasyonu ne işe yarar?
  DLP, hassas verilerin yanlışlıkla veya kötü niyetle kurum dışına sızmasını engellemek için AIP'nin etiketleme yeteneklerini kullanır. Kredi kartı bilgileri veya T.C. kimlik numaraları gibi bilgilerin yetkisiz e-postalara gönderilmesini otomatik olarak algılayıp engelleyebilir.

Veri Koruması ve Uyumluluk Süreçlerinde Yanınızdayız

Dijital çağda veri koruması, yasal bir zorunluluğun ötesinde, şirketinizin itibarı ve sürdürülebilirliği için vazgeçilmez bir temeldir. Azure Information Protection, Microsoft Purview Bilgi Koruması çerçevesi altında, bu karmaşık gereksinimleri karşılamak için güçlü, entegre ve ölçeklenebilir bir çözüm sunar. Veri sınıflandırmadan gelişmiş şifrelemeye, veri kaybı önlemeden kapsamlı izlemeye kadar sunduğu yetenekler, şirketinizin KVKK ve GDPR gibi düzenlemelere uyum sağlamasına ve hassas verilerini proaktif olarak korumasına olanak tanır.

AIP'nin etkinliği, genel IT altyapınızın güvenli olmasıyla daha da artar. Bu nedenle, AIP'yi kapsamlı siber güvenlik stratejinizin kritik bir katmanı olarak görmeli ve genel IT güvenlik seviyenizi sürekli yükseltmeye yatırım yapmalısınız.

Sizin İçin Önerilerimiz:

• Kapsamlı Bir Veri Envanteri Oluşturun: İşlediğiniz tüm kişisel ve hassas verilerin nerede bulunduğunu, kimin erişebildiğini ve ne kadar hassas olduğunu belirlemek, etkili bir veri koruma stratejisinin ilk adımıdır. AIP'nin sınıflandırma ve keşif yetenekleri bu süreçte size yardımcı olacaktır.
• Politikalarınızı ve Prosedürlerinizi Belirleyin: Veri işleme, saklama, imha ve erişim politikalarınızı KVKK ve GDPR ilkelerine uygun olarak net bir şekilde belirleyin ve tüm çalışanlarınıza duyurun. Bu politikaların düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi çok önemlidir.
• AIP'yi Aşamalı Olarak Uygulayın: AIP gibi kapsamlı bir çözümü tek seferde devreye almak yerine, aşamalı bir yaklaşım benimseyin. Önce veri sınıflandırma ve etiketleme ile başlayın, ardından şifreleme ve DLP politikalarını kademeli olarak devreye alın. Politikaların etkisini değerlendirmek için simülasyon modları ve testler kullanın.
• Çalışan Farkındalığını Artırın: En güçlü teknolojik önlemler bile insan hatası karşısında zayıf kalabilir. Düzenli eğitimler ve AIP'nin sunduğu politika ipuçları gibi özelliklerle çalışanlarınızı veri güvenliği konusunda bilinçlendirin. Çalışanların sorumluluklarını anlamaları ve güvenlik kültürünün bir parçası olmaları hayati öneme sahiptir.
• Sürekli İzleme ve Denetim Yapın: Veri akışlarınızı takip etmek, potansiyel ihlalleri erken tespit etmek ve güvenlik tedbirlerinizin etkinliğini düzenli olarak gözden geçirmek için AIP'nin izleme ve raporlama özelliklerini kullanın. İç ve dış denetimler, uyumluluk duruşunuzu doğrulamak için kritik öneme sahiptir.
• Hibrit Ortamları Göz Ardı Etmeyin: Günümüzün karmaşık IT ortamlarında, veriler hem şirket içinde hem de farklı bulut platformlarında bulunabilir. AIP'nin hibrit senaryo desteği sayesinde, tüm veri varlıklarınız için tutarlı bir koruma stratejisi uygulayın.

KVKK ve GDPR'ın getirdiği yükümlülükler karşısında, Xen Bilişim olarak sunduğumuz AIP gibi proaktif ve entegre bir bilgi koruma stratejisi benimsemek, yalnızca yasal riskleri azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda şirketinizin bu dijital çağda güvenle faaliyet göstermesini sağlayacaktır.

Azure Information Protection çözümü hakkında daha fazla bilgi almak, başarı hikayelerimizi incelemek veya işletmenizin özel ihtiyaçlarına yönelik bir demo talep etmek isterseniz, uzman ekibimizle iletişime geçmekten çekinmeyin: